Fortifikationsverket förvaltar Försvarsmaktens alla byggnader och anläggningar i Sverige; många av dem i glesbygd. För att säkerställa myndighetens behov av en robust, säker, effektiv och uppdaterad telefonilösning fick Redway uppdraget att i samverkan med myndighetens servicecenter genomföra den viktiga upphandlingen.
Avtalet för Fortifikationsverkets telefoni var efter nästan sju år på väg att löpa ut och det var dags för en ny upphandling.
Maria Larsson är chef för myndighetens servicecenter och har sin arbetsplats i Arvidsjaur. Hon var i grunden nöjd med den befintliga leverantören, men konstaterar att det inför varje ny avtalsperiod är klokt att såväl utvärdera systemet som att analysera behov och öppna upp för ny teknik och nya funktioner.
– Vi har upphandlat konsulttjänster av Redway tidigare och har alltid varit mycket nöjda med resultatet av våra samarbeten, säger hon. Just nu hade Redway dessutom ett likande uppdrag åt Statens fastighetsverk, som är vår systermyndighet med många gemensamma utmaningar.
För att avlasta myndighetens egen upphandlingsavdelning fick Redway uppdraget att genomföra hela upphandlingsprocessen av ny telefonilösning – från start till signerat avtal.
– Vi utgick från den lösning vi hade och byggde successivt en ny kravspecifikation. Fortifikationsverket har 900 medarbetare, vi är verksamma på 52 platser i Sverige, vår största kund är Försvarsmakten. Kravet på mobiltäckning var därför ett av de viktigare med tanke på hur vårt uppdrag ser ut.
– För oss är det också viktigt att de administrativa delarna är enkla att använda och har effektiva funktioner som till exempel underlättar fakturering, fortsätter Maria Larsson.
Redways konsult kunde tillföra erfarenheter från nyss genomförda uppdrag i andra stora organisationer. Processen drevs framåt mellan projektmöten och avstämningar. Det aktuella samarbetet mellan Redway och Fortifikationsverket inleddes under 2021 och upphandlingen av ny telefonilösning avslutades våren 2022. Det nya avtalet började gälla vid halvårsskiftet.
– Jag är mycket nöjd med upphandlingen och resultatet, säger Maria Larsson. Med hjälp av Redways konsult kunde vi genomföra en väldigt noggrann jämförelse och utvärdering av intresserade leverantörer, och i hård konkurrens välja den som bäst uppfyller våra specifika krav och behov.
Fortifikationsverkets behov och mål
Maria Larsson, chef servicecenter, Fortifikationsverket
Behövde konsulthjälp med alla delar i upphandlingsprocessen av ny telefonilösning. Med tanke på myndighetens verksamhet, uppdrag och kunder finns höga krav på en robust, säker, effektiv och uppdaterad telefonilösning.
”Jag känner mycket stort förtroende för Redways konsult som var lätt att samarbeta med, väldigt kunnig samt presenterade kreativa och relevanta förslag”
