Du har säkert hört begreppet robust kommunikation. Men vad avses egentligen med robust kommunikation? När vi på Redway pratar om robust kommunikation brukar vi rikta in oss på förmågan att motstå störningar och avbrott samt förmågan att minimera konsekvenserna om de ändå inträffar. Företag, myndigheter, offentlig förvaltning och andra organisationer liksom enskilda medborgare är idag i hög grad beroende av att elektronisk kommunikation dvs. fast och mobil telefoni, datakommunikation samt internet finns tillgänglig och fungerar på ett tillfredsställande sätt.
Naturkatastrofer, sabotage och terroristhandlingar mot telesystem och samhällets elförsörjning bedöms vara tänkbara hot i fredstid. Andra hot är intrång via telenät i teleoperatörernas styr- och övervakningsnät med stödsystem.
Denna guide ger er vägledning i hur ni kan ta viktiga steg i arbetet med att skapa en robust kommunikationslösning och säkerställa att er verksamhet kan fungera – även när det som inte får hända sker.
Vilka situationer kan vi ställas inför?
En riskanalys är en grundförutsättning för ett kontinuerligt och systematiskt säkerhetsarbete eftersom det innebär att klargöra och analysera de risker en verksamhet är utsatt för. Riskanalyser inriktas ofta på det som är konkret, i första hand infrastruktur som nätverk, förbindelser, servrar, olika nätverkselement m.m. Den tekniska infrastrukturen är viktig men faktorer som organisation, personaltillgång, nyckelpersonberoende, ansvar, kompetens, rutiner och processer bör också ingå i riskanalysen. Vår rekommendation är ni samlar nyckelpersoner i en workshop där ni tillsammans kan identifiera troliga scenarion som kan uppstå, vad händer om scenariot uppstår och sannolikheten för att de ska inträffa.
Tips! Tänk på att det kan finnas situationer där er lösning fungerar men där en större samhällsstörning påverkar er verksamhet. För offentlig verksamhet kan detta exempelvis handla om olyckor som gör att era invånare har behov av stöd och information.
Vilka funktioner är kritiska?
Att skapa en robust och redundant lösning handlar delvis om att balansera kostnader och resurser. Få organisationer har behov eller förutsättningar för att skapa lösningar som möjliggör tillgänglighet för hela organisationen i alla lägen. Vår rekommendation är därför att ni, med utgångspunkt i de scenarier som ni tagit fram, ställer er följande frågor
- Vilka roller och funktioner i vår organisation är kritiska ur ett kundrelations-, uppdrags- eller organisatoriskt perspektiv? Vilka konsekvenser uppstår om dessa ej går att kommunicera med via den vanliga telefoni- och kommunikationslösningen?
- Hur länge kan vi acceptera att dessa roller och funktioner är otillgängliga?
Tips! Kom ihåg era IoT-tjänster när ni gör denna övning! IoT kan tillämpas inom en rad områden som i vissa fall kan vara särskilt kritiska för verksamheten.
Vilka lösningar finns?
När ni genomfört dessa två steg har ni börjat skapa er en bild av hur både riskfaktorer och behov ser ut. Med denna bild som utgångspunkt är ni väl rustade för att kunna identifiera vilka lösningar som finns för att säkerställa att ni kan kommunicera när något inträffar. På Redway brukar vi utgå från följande:
- Hur kan vi minimera risken för att ett scenario uppstår? Hur kan vi begränsa påverkan?
Genom att säkerställa att er kommunikationslösning är designad på ett sådant sätt att den exempelvis har redundant förbindelser och datahallar kan ni minimera sannolikheten. Om en incident ändå uppstår kan olika SLA-nivåer mot era leverantörer hjälpa er att säkerställa att felavhjälpning kan ske dygnet runt för de funktioner och roller som ni identifierat som kritiska.
- Vilka alternativa lösningar har vi redan tillgång till och kan nyttja vid behov?
I många organisationer står den dagliga interna kommunikationen för en stor del av flödet. Detta innebär att ni i vissa situationer kan använda samarbetsverktyg som Teams och Zoom för att lösa er interna kommunikation vid en incident, något som är positivt utifrån både ett kostnadsperspektiv men också utifrån ett organisatoriskt perspektiv då en välkänd lösning kan nyttjas. - Vilka lösningar behöver vi addera för att säkerställa att kritiska funktioner är nåbara?
För de funktioner och roller som ni skattat som kritiska kan det vara aktuellt att förbereda så att deras nummer styrs om till en alternativ lösning vid behov. Den här typen av lösningar kan ge begränsad funktionalitet men gör er nåbara.
Utvecklingen av produkter och tjänster gör att det idag finns kostnadseffektiva lösningar som gör att ni kan minimera behovet av att använda reservtelefoner vilket också underlättar rutinerna vid en incident
För särskilt kritiska funktioner kan det också vara intressant att titta på lösningar såsom Rakel.
Vikten av att öva!
Det kan låta krasst men det spelar ingen roll om ni tagit fram planer och gjort investeringar i lösningar om er organisation inte vet hur man ska agera när en situation uppstår. Att kunna hantera en incident handlar om att kunna bedöma vilken situation som uppstått och hur man ska agera. Att öva och att löpande testa av såväl lösning som rutiner hjälper er att vara förberedda när något händer. När ni övar kommer ni också att kunna identifiera svagheter i både era rutiner och lösningar vilket gör att ni kan optimera dem
Tips! Tänk till när det är dags att upphandla en ny lösning
Dags att upphandla en ny lösning? Då har ni ett bra tillfälle att se över både behov och lösning. Vårt tips är att ni följer stegen ovan eller utgår från er befintliga kontinuitetsplan när ni ställer kraven. Det är också en god idé att genomföra en RFI för att få marknadens input och förstå såväl alternativa lösningar som kostnader.
Vi på Redway har lång erfarenhet av att genomföra riskanalyser och hjälpa till att bygga robusta kommunikationslösningar. Kontakta oss gärna om du vill veta mer om hur vi kan stötta din organisation.
